Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

2. Überblick

hermen ist ein Discord-Bot mit einem Levelsystem, einem Dashboard unter app.hermen.bot und einer Website unter hermen.bot. Die Website setzt keine Cookies; beim Aufruf gilt dasselbe wie unter „Server-Zugriffe“. Wir verarbeiten nur die Daten, die für diese Funktionen nötig sind. Nachrichteninhalte speichern wir nicht. Es gibt kein Tracking, keine Werbung und keine Analyse-Dienste.

3. Der Discord-Bot

Welche Daten wir speichern

Wenn ein Server hermen nutzt und das Leveling-Modul aktiv ist, speichern wir pro Mitglied und Server:

• deine Discord-User-ID und die ID des Servers,
• XP, Level, Anzahl der Nachrichten, die XP gegeben haben, und Minuten in Sprachkanälen,
• deine aktuelle und beste Streak sowie den Zeitraum, in dem du zuletzt aktiv warst,
• den Zeitpunkt der letzten Änderung.

Kurzzeitig im Zwischenspeicher liegen außerdem: Wartezeiten zwischen zwei Nachrichten (Sekunden), in welchem Sprachkanal du gerade bist (nur solange du dort bist) und Profilbilder für die Rank-Karte (höchstens eine Stunde).

Nicht gespeichert werden der Inhalt deiner Nachrichten, deine E-Mail-Adresse sowie Benutzernamen und Profilbilder auf Dauer. Namen und Bilder holen wir bei Bedarf direkt von Discord.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Daten dienen dem Levelsystem, das die Betreiber eines Servers für ihre Community aktivieren: XP, Level, Ranglisten und Belohnungsrollen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, dieses vom Server gewünschte Levelsystem bereitzustellen.

Speicherdauer

Die Daten bleiben gespeichert, bis du sie löschst oder der Server hermen entfernt. Nach dem Entfernen löschen wir alle Daten dieses Servers nach 30 Tagen. Wird hermen in dieser Zeit wieder hinzugefügt, bleiben sie erhalten.

4. Das Dashboard

Anmeldung über Discord

Du meldest dich über Discord an. Discord übermittelt uns dabei deine User-ID, deinen Anzeigenamen, dein Profilbild und die Liste deiner Server mit deinen Berechtigungen. Damit prüfen wir, welche Server du verwalten darfst. Die Server-Liste speichern wir dafür höchstens 60 Sekunden zwischen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil du das Dashboard selbst nutzen möchtest.

Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ein einziges Cookie: die Sitzung nach der Anmeldung. Es ist verschlüsselt und enthält deine User-ID, deinen Anzeigenamen, dein Profilbild und den Zugangsschlüssel von Discord. Es ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und gilt, bis du dich abmeldest, höchstens sieben Tage. Ob du die helle oder dunkle Darstellung gewählt hast, merkt sich nur dein Browser.

Server-Zugriffe

Beim Aufruf des Dashboards verarbeitet unser Server technisch bedingt deine IP-Adresse, um die Seite auszuliefern. Wir speichern keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Schriften und Symbole liefern wir selbst aus, Profilbilder und Server-Symbole von Discord leiten wir über unseren eigenen Server weiter. Dein Browser baut dafür also keine Verbindung zu Google oder Discord auf.

5. Dienstleister und Empfänger

• Hetzner Online GmbH (Deutschland): Server und verschlüsselte Backups, Speicherung in der EU. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
• Cloudflare, Inc. (USA): Namensauflösung und Weiterleitung der Anfragen an unseren Server, dabei auch Schutz vor Angriffen. Cloudflare verarbeitet dafür deine IP-Adresse. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework.
• Discord Inc. (USA): hermen arbeitet über die Schnittstellen von Discord. Für die Verarbeitung durch Discord selbst gilt die Datenschutzerklärung von Discord.

Darüber hinaus geben wir keine Daten weiter.

6. Backups

Wir sichern die Datenbank verschlüsselt an einem zweiten Hetzner-Standort. Gelöschte Daten können dort noch bis zu 30 Tage enthalten sein, danach werden die Backups automatisch entfernt. Muss ein Backup eingespielt werden, wenden wir alle Löschungen erneut an. Dafür speichern wir zu jeder Löschung nur einen nicht umkehrbaren Hashwert der User-ID und den Zeitpunkt.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Am schnellsten geht das selbst:

• in Discord mit /privacy: Daten exportieren, löschen oder der Verarbeitung widersprechen,
• im Dashboard unter „Meine Daten“.

Nach einem Widerspruch sammelt hermen auf keinem Server mehr Daten über dich. Dafür speichern wir deine User-ID auf einer Widerspruchsliste, bis du den Widerspruch zurücknimmst. Für alle anderen Anliegen erreichst du uns unter [email protected].

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.